Politika varstva osebnih podatkov

Različica: 2.0

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene in druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo s Pokrajinskim arhivom v Novi Gorici (v nadaljevanju: »arhiv«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES, v nadaljevanju: »Splošna uredba«), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.
Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kakšen način naša organizacija kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi veljavnih pravnih podlag.

1) Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je organizacija:

Pokrajinski arhiv v Novi Gorici
Trg E. Kardelja 3, SI-5000 Nova Gorica
www.pa-ng.si
Kontakt: pa-ng@pa-ng.si
Telefon: +386 (0) 5 335 87 60

2) Pooblaščena oseba

V skladu z določilom člena 37 Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d.o.o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

3) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

4) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Organizacija zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

4.1) Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

Na osnovi zakonskih določil organizacija obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar mu omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Organizacija na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa so tudi: Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG), Pravilnik o strokovni usposobljenosti za delo z dokumentarnim gradivom, Zakon o arhivskem gradivu, ki vsebuje osebne podatke o zdravljenju pacienta (ZAGOPP) in drugi področni predpisi.
V omejenih primerih je v organizaciji dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

4.2) Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z arhivom sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. o prodaji ali darovanju gradiva, o hrambi gradiva ipd. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, arhiv ne more skleniti pogodbe, prav tako vam arhiv ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Arhiv lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov arhiva.

4.3) Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je omejena za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko arhiv osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si organizacija prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa organizacija vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.
Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov organizacije.

4.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor arhiv nima pravne podlage, izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
davčna številka oziroma EMŠO za namene morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti (npr. neplačilo računa),
fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani organizacije) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih organizacije;
druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na naslov arhiva. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

4.5) Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Organizacija lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko organizacija poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar organizacija ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

5) Hramba in izbris osebnih podatkov

Arhiv bo hranil osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor organizacija podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z organizacijo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.
Osebne podatke, ki jih obdeluje arhiv na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, hrani arhiv trajno.
Tiste osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo organizacija hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Organizacija lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.
Izjemoma lahko arhiv zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora organizacija osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

6) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Arhiv lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi to zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje organizacija so predvsem:

računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja (Ostan s.p.);
izvajalci in vzdrževalci informacijskih sistemov (SAOP);
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme (Arnes).

Arhiv za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi organizacija sodeluje.

Arhiv v nobenem primeru ne bo posredoval osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Organizacija kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

7) Piškotki

Spletna stran organizacije deluje s pomočjo t. i. piškotkov (angl. cookies). Piškotki so urejeni na spletni strani: https://www.pa-ng.si/piskotki.

8) Videonadzor

V javnem zavodu Pokrajinski arhiv v Novi Gorici izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov v organizacijo in v notranjih prostorih, kamor dostopajo uporabniki – čitalnica) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja organizacije (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe, v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2). Znotraj nekaterih delovnih prostorov se videonadzor izvaja, kjer je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali varovanja tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti. Videonadzor nam bo v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidenčnih oz. izrednih dogodkov, kaznivih dejanj, odškodninskih ali drugih zahtevkov. Posnetki se hranijo do največ 3 mesecev. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države. Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo s strani pooblaščene osebe. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu organizacije. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Dodatna vprašanja lahko naslovite tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ki jo je imenoval arhiv.

9) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Organizacija skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov le-te posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.
Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Organizacija se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.

10) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kateri podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;
zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima organizacija, ter preveri, ali jih organizacija obdeluje zakonito;
zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;
zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;
ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se organizacija sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če organizacija obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;
zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da organizacija ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;
zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;
prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga je podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo organizacija prenehala obdelovati osebne podatke za namene, ki jih je prvotno sprejela, razen če organizacija nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, Trg Edvarda Kardelja 3, 5000 Nova Gorica. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo organizacija odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko organizacija zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko organizacija zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala organizacija od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na našo organizacijo preko elektronske pošte na pa-ng@pa-ng.si ali z redno pošto na Pokrajinski arhiv v Novi Gorici, Trg Edvarda Kardelja 3, 5000 Nova Gorica.

11) Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani organizacije. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela direktorica Pokrajinskega arhiva v Novi Gorici, dr. Tanja Martelanc, dne 5. 6. 2023.