Čitalniški red

Na podlagi Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14), Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17) in 11. člena Sklepa o ustanovitvi javnega zavoda Pokrajinski arhiv v Novi Gorici (Uradni list RS,štev. 67/2003) izdajam naslednji

ČITALNIŠKI RED

POKRAJINSKEGA ARHIVA V NOVI GORICI

1. člen

Čitalnica arhiva je odprta vsak delovni dan od 8.00 do 14.00 (v dnevih pred prazniki od 8.00 do 13.00). Če se čitalnica za uporabnike začasno zapre za del dneva, dan ali več dni, je treba uporabnike obvestiti o tem najmanj 2 delovna dneva prej z obvestilom na vidnem mestu pri vhodu v stavbo in pred čitalnico.

2. člen

V čitalnici arhiva opravlja stalno dežurstvo strokovni sodelavec za čitalniško službo. V primeru njegove odsotnosti opravljajo dežurstvo drugi strokovni delavci arhiva.

3. člen

Strokovni sodelavec za čitalniško službo sprejema naročila uporabnikov, daje na vpogled pripomočke za uporabo arhivskega gradiva, pripravlja gradivo in ga daje uporabnikom na vpogled. Obiskovalcem mora nuditi strokovno pomoč, jih nadzirati, da se pri uporabi arhivskega gradiva ravnajo po Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in Čitalniškem redu.

Voditi mora evidence o uporabi arhivskega gradiva in sicer:

– matične liste uporabnika arhivskega gradiva,

– naročilnice za uporabo arhivskega gradiva,

– naročilnice za reproduciranje arhivskega gradiva,

Skrbeti mora za pripravo in vračanje gradiva, posredovati dodatne informacije, ki jih dobi od pristojnih delavcev arhiva, sprejemati naročila za reproduciranje arhivskega gradiva, sestavljati pogodbe o izposoji arhivskega gradiva in pogodbe o objavi reprodukcij arhivskega gradiva. Po uporabi gradivo pregleda in ga po potrebi tehnično uredi.

4. člen

Evidenco pogodb o izposoji arhivskega gradiva in pogodb o objavi reprodukcij arhivskega gradiva vodi tajništvo arhiva.

5. člen

V primeru zahtevnejših informacij iz arhivskega gradiva daje informacije odgovorni arhivist, ki po potrebi tudi pripravi gradivo.

6. člen

Uporabnik lahko naroči arhivsko gradivo osebno v čitalnici, po telefonu in pisno po pošti ali elektronski pošti. Gradivo, naročeno do 14. ure, dobi naslednji delovni dan oz. najkasneje v dveh dneh.

7. člen

Arhiv ne more izpolniti naročila, če so podatki uporabnika za pripravo gradiva netočni ali pomanjkljivi. Če uporabnik ne pride ob napovedanem času in ne obvesti arhiva o spremembi, bo naročeno arhivsko gradivo naslednji delovni dan vrnjeno v skladišče in naročilo bo preklicano.

8. člen

Obiskovalci čitalnice svojo garderobo in prtljago odložijo pred vstopom v čitalnico v garderobne omarice in obešalnik na hodniku. Dežurnemu delavcu v čitalnici se identificirajo in naročijo arhivsko gradivo. Ob prvem obisku izpolnijo matični list uporabnika arhivskega gradiva.

9. člen

Uporabnik lahko dobi dnevno v uporabo praviloma največ 5 tehničnih enot arhivskega gradiva (pri tem šteje za tehnično enoto fascikel, škatla, knjiga, mapa, kos – npr. načrt). Uporabnik sme hkrati uporabljali le eno tehnično enoto.

10. člen

Uporabniki v čitalnici lahko uporabljajo literaturo iz interne knjižice arhiva.

11. člen

V čitalnico uporabniki lahko ob predhodnem dovoljenju dežurnega delavca prinesejo le tiste pripomočke, ki jih nujno potrebujejo pri svojem delu. Papir in pisalo za zabeležke dobijo v čitalnici.

12. člen

Uporabniki lahko arhivsko gradivo v čitalnici samo prerisujejo oziroma ga prepisujejo tako, da originala ne poškodujejo; nikoli ne sme biti gradivo pod papirjem, na katerem delajo zabeležke.

13. člen

Uporabnik arhivskega gradiva odgovarja za zlorabo vseh vrst tajnosti, zlorabo osebnih podatkov in podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, štev. 86/04, 113/05 in 67/07) in na izvrševanje avtorskih pravic v skladu z Zakonom o avtorski in sorodnih pravicah (Uradni list RS, štev. 16/07- UPB in spremembe do 2016).

14. člen

Dežurni delavec v čitalnici skrbi, da poteka raziskovalno delo v tišini. Obiskovalcem, ki se ne držijo navodil in ne upoštevajo opozoril, odvzame gradivo in jih odstrani iz čitalnice. Prav tako v čitalnici ni dovoljeno uporabljati mobilnih telefonskih aparatov.

15. člen

Če so za zaščito originalov izdelane kopije arhivskega gradiva, se dajejo v uporabo praviloma le kopije: digitalni posnetki, fotokopije, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi, optični diski ipd. Arhiv lahko začasno omeji uporabo neurejenega ali poškodovanega gradiva, vendar mora uporabnika obvestiti, kdaj bo dostopno.

16. člen

Uporabnik mora arhivsko gradivo uporabljati tako, da se ohrani njegova urejenost ter zaporedje spisov in da se gradivo ne poškoduje. Upoštevati mora navodila dežurnega delavca v čitalnici, sicer se mu uporabo lahko prepove. Če pride po krivdi uporabnika do poškodbe arhivskega gradiva, je ta dolžan arhivu povrnili stroške restavriranja, tudi če je bila poškodba nenamerna.

17. člen

Uporabniki morajo pri objavah, razstavah ali reprodukcijah arhivskega gradiva citirati uporabljeno arhivsko gradivo z navedbo signature ter številke tehnične enote, iz katere je arhivsko gradivo.

18. člen

Uporabniki, ki so na podlagi arhivskega gradiva iz arhiva objavili publikacijo ali članek, so dolžni arhivu izročiti en izvod publikacije ali separata članka.

Za objavo arhivskih dokumentov je potrebno predhodno dovoljenje arhiva.

19. člen

Uporaba arhivskega gradiva v komercialne namene ali vsakršno razmnoževanje (ponovno fotokopiranje ali preslikavanje) brez odobritve arhiva ni dovoljeno.

20. člen

V čitalnici arhiva je možno naročiti reprodukcije arhivskega gradiva. Arhiv gradivo lahko fotokopira, fotografira ali skenira.

Če arhiv iz tehničnih razlogov uporabnikom ne more izdelati ustrezne kopije, je možno arhivsko gradivo z dovoljenjem in v spremstvu arhivskega delavca kopirati tudi pri zunanjem izvajalcu.

21. člen

Rok za izdelavo kopij je odvisen od števila kopij in vrste kopiranja. Naročnik kopij je pred prevzemom dolžan poravnati stroške reproduciranja po veljavnem ceniku arhiva. Uporabnik ne more naročiti novih kopij arhivskega gradiva, dokler ne poravna stroškov iz prejšnjega naročila.

22. člen

Zaradi materialnega varstva arhivskega gradiva (zlasti možnosti poškodb) in drugih objektivnih razlogov ni možno reproducirati kompletnih fondov in zbirk oziroma večjih celot arhivskega gradiva ter arhivskih popisov in inventarjev. Prav tako ni dovoljeno fotokopirati in ploskovno skenirati:

• katastrskih map,
• načrtov (večjih od formata A3 in načrtov na pavs papirju),
• zemljevidov večjih od A3,
• listin,
• dokumentov z vtisnjenimi voščenimi pečati,
• rokopisov (kodeksov, šolskih kronik, urbarjev)

23. člen

Uporabnik lahko gradivo oz. dokumente iz prejšnjega člena posname v arhivu sam, z lastno tehnično opremo, vendar le tako, da ga s tem ne poškoduje.

24. člen

Z dnem uveljavitve tega Čitalniškega reda preneha veljati Čitalniški red z dne 7. 1. 2014.

mag. Drago Trpin
DIREKTOR

Številka: 1/1-15/2018
Datum: 9. 10. 2018